如何有效的管理項目中的不確定性?

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編輯導語:當我們進行項目管理時,最擔心的事情之一莫過于出現一些不確定性的事件。管理不確定性分為:將不確定性降低到可操作的水平和產品實施過程中如何把控風險管理兩個組成部分。本文主要分析了減少不確定性的框架,下篇文章中將描述在產品實施過程中如何把控風險管理。

每個產品經理都會面臨產品的不確定性,無論你是推出新的產品、擴展現有產品、擔任新角色,還是作為產品經理在處理其他的事情,你都要管理不確定性。

尤其是在我們做一款產品的時候,前期的調研、設計開發、測試、到最后的客戶驗收,為什么會出現各種各樣的問題,又或者是甲方需求的變更再加上人員的調整,項目周期加長,最終導致企業利益受損。對于產品經理來說,真正重要的是能夠為您的公司做出決策,并知道如何回來重新審視決策,這一點尤為重要。

不確定性帶來風險,最大的風險是優柔寡斷的風險。產品管理是關于將產品推向市場,以便您可以捕捉實時學習和迭代。如果你是因不確定性而癱瘓,那么你大概率也將不再推動迭代過程。

管理不確定性可以分解為2個組成部分:

  1. 將不確定性降低到可操作的水平
  2. 產品實施過程中如何把控風險管理

一、減少不確定性的框架

有時,我們會在處理未知事物時感到不知所措。也許我們剛加入一家新公司,或者我們的任務是領導一項雄心勃勃的計劃,但我們不知道從哪里開始。

當我們面臨壓倒性的不確定性時,做出輕率的決定或為了采取行動而采取行動都不是一個好主意。我們還沒有足夠的信息來做出方向正確的決定,如果我們輕舉妄動,最終可能會損害我們的客戶或損害公司。

但與此同時,我們也不能只顧著不確定性。我們必須采取行動使不確定性變得可控,以便我們能夠做出明智的“足夠好”的決定。那么,我們究竟如何做到這一點呢?

這些年來接手的大大小小的項目,整理出來的幾點產品把控實施方案希望可以幫助到更多的人!

  1. 列出做出“相對好”的決策所需的信息;
  2. 確定您當前缺少的信息以做出該決定;
  3. 優先解決哪些差距最需要解決;
  4. 從最高優先級開始,確定誰或什么可以縮小信息差距;
  5. 執行計劃以追蹤丟失的信息;
  6. 重復步驟 1-5,直到您可以做出“足夠好”的決定;
  7. 為何時重新考慮您的決定設置觸發器。

1. 列出做出“相對好”的決定所需的信息

首先,我們需要澄清 – 您不能等待獲得足夠的信息來做出完美的決定,甚至是偉大的決定。如果我們花太長時間試圖收集信息,我們將錯過發布產品并從中獲得實時學習的機會。

那么,“足夠好”是什么意思?從概念上講,假設您需要決定具有三個選擇的事物。在零信息的情況下,每個選擇都有 33% 的機會成為“正確”的決定。

您只需要收集足夠的信息,以便其中一個選擇現在略好于其他選擇。換句話說,如果您可以在其中一個選擇中獲得 34% 的機會,那就足夠了。

但是,如果您有幾乎無限的可能決定怎么辦?例如,如果您需要對包含 10 個計劃的路線圖進行排序,則您有 10 x 9 x 8 x 7 x 6 x 5 x 4 x 3 x 2 x 1 = 3,628,800 個可能的路線圖排列。你怎么知道哪一個是正確的?

在這種情況下,您需要將問題分解為更小。與其問“什么是正確的路線圖”,不如問“要發布的第一個正確功能是什么?”現在您只需要處理 10 個選項,而不是 360 萬個選項。

當您有 10 個選擇時,當您的信息為零時,每個選擇都有 10% 的機會是正確的。你只需要足夠的信息來讓其中一個正確率達到 11%,然后你就應該采取行動。

所以,現在我們知道“相對好”是什么意思了?,F在讓我們確定我們需要哪些信息才能做出“足夠好”的決定。

您可能需要做出許多不同類型的決定。例如,我跟客戶溝通需求文檔的時候后期會不會頻繁變更?我應該和那個客戶進行長時間的建立體制?我加下來應該為我的產品路線路構建出什么功能?

但是,一般來說,每個決策都需要以下類型的信息:

  • 我要解決的問題是什么?
  • 我為誰解決問題,他們面臨哪些痛苦?
  • 成功是什么樣子的?
  • 我需要哪些資源才能成功解決問題?
  • 在解決問題時,我必須考慮哪些限制條件?
  • 在解決問題時,我可能會遇到哪些風險?

對于每個類別,列出您知道的所有信息。這將幫助您鞏固信心,因為您已經在構建您面臨的不確定性方面取得了重大進展。但是,您肯定仍然缺少信息,否則您不會感到如此不確定!現在是確定缺少什么的時候了。

2. 確定您在做出該決定時缺少的信息

一旦你列出了你知道的一切,退后一步重新評估問題。您還絕對需要哪些其他信息才能做出“相對好”的決定?這個時候你需要把它們用筆或者word記錄下來,把問題全部羅列出來。上學的時候老師肯定給你說過把問題寫下來,你就已經完成一半了。

在這一步中,只需列出您想到的所有內容。不要擔心優先考慮它 – 接下來是這一步。把你所有的顧慮和未知數都拿出來,這樣你就可以一一解決它們?,F在您已經掌握了所有未知因素,是時候確定優先級了。

3. 優先解決哪些差距最需要解決

并非所有信息都是平等的。作為產品經理,您的工作是確定優先級。哪些未知數實際上對您的決定最重要?

我發現擁有一個堆棧排名列表最有幫助。換句話說,您不能將多個差距都放在首位——其中一個比其他差距更有影響力。這樣,我就可以清楚哪些是我需要立即解決的,哪些是我可以稍后解決的。

4. 從最高優先級開始,確定誰或什么可以縮小信息差距

基于-帕累托原則,您會發現您優先考慮的前 1-3 個信息差距是真正阻礙您進步的那些,而其他的都很好。

對于這 1-3 個信息空白,集思廣益,以找出可以從何處獲取所需信息的想法。您可以通過與客戶交談來獲得它嗎?給同事?給內部高管?從市場報告?從指標儀表板?通過運行實驗?通過發送調查?

你現在有很多解決差距的想法。是時候想出一個計劃了。

5. 執行計劃以追蹤丟失的信息

制定獲取所需信息的計劃,重點是學習速度。在制定獲取信息的計劃時,請確保您有后備選項,以防事情沒有按照您希望的方式發展。

我還強烈建議與您的上司經理分享您的進展。讓他們了解以下內容:

  • 解決問題所需的最重要的 1-3 條信息是什么?
  • 你有什么計劃來獲取這些信息,你什么時候會得到這些信息?
  • 找出他們手頭可能已有的任何缺失信息,從而縮短流程
  • 確定您尚未考慮的其他潛在行動來縮小差距
  • 如果您的進度被阻止,尋找其他負責人。

畢竟,他們對你的進步非常投入——如果你陷入困境,那么你就無法做出有效的決定,這意味著你的經理無法得到他們想要的結果。向您的經理提供信息不應被視為“尋求幫助”,而應被視為一種機制,讓他們了解您的工作方式,并作為您對進展負責的一種方式。更是一種向上管理的單點方法。

6. 重復步驟 1-5,直到您可以做出“足夠好”的決定

大約 95% 的時間,執行一次此練習就足以讓您做出可靠的決定。但是,在某些情況下,獲取所需信息會極大地改變基本決策。如果是這種情況,您將需要再次執行此練習。

7. 你應該什么時候決定考慮設置觸發機制

然而,僅僅做出“相對好”的決定是不夠的。當我們做出不完全有信心的決定時,我們應該積極計劃,在我們跨過特定的門檻后回來重新審視這個決定。鑒于這個特定主題本身就足夠豐富,我將在下一篇文章中單獨介紹它。

因此,在閱讀本文后,我們現在知道如何將不確定性降低到我們可以實際采取行動的程度。而且,在以后的文章中,我們將討論如何重新審視決策,這樣我們就不必擔心做出永久錯誤的決定。

也就是說,雖然產品管理是一種職業,但我個人發現管理不確定性可能會消耗情緒。事實上,有時它會影響我自己的個人生活。有時我會失眠,有時我會因為壓力太大而無法與所愛的人進行有意義的交往。

照顧好自己很重要,這樣我們才能在最高水平上完成我們的工作。因此,作為獎勵,我將深入探討如何從情緒自我保健的角度處理不確定性。

產品經理一直在處理約束和風險,我們利用這些約束進行創新。這就是精益思維如此有價值的原因——它迫使我們快速行動,交付不完美的產品,并致力于從實際結果中學習。

正是因為存在不確定性,需要一個產品經理。如果您的公司已經知道將要發生的所有事情,他們就不需要雇用您。由于不確定,我們將自己置于謙虛的位置,我們渴望學習、實驗和迭代。這是好事。另外,不確定性的好處在于,我們現在有空間隨著時間的推移重新審視決策。

在我們的下一篇文章中,我們將產品實施過程中如何把控風險管理,這有助于進一步降低風險和不確定性。

 

本文由 @秀琴 原創發布于人人都是產品經理,未經許可,禁止轉載

題圖來自Unsplash,基于CC0協議

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評論
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  1. 文章深度可以,作文的文法好難懂,哈哈

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    1. 文字的透點可能有些不一樣,請諒解,我最近也一直在努力用更簡潔明了的話術表達今后的文章。

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    2. 加油,內容是不錯的

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    3. 感謝支持

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